Att hitta rätt ordersystem är en av de viktigaste investeringarna för ditt hantverksföretag. Ett bra system sparar tid, minskar administrationen och hjälper dig att hålla koll på ekonomi, kunder och material. Men vad ska du tänka på när du väljer? Jonas Morin, expert på systemstöd för hantverksbranschen, delar med sig av sina bästa tips för att undvika fallgropar och välja rätt lösning.
1.Välj en leverantör som kan hantverksbranschen
Alla system är inte anpassade för hantverkare. Se till att din leverantör förstår hur din bransch fungerar – det gör stor skillnad i hur systemet är utformat.
En erfaren leverantör kan:
- Anpassa funktioner efter hantverkares behov
- Ge smarta lösningar baserade på hur andra i branschen jobbar
- Hjälpa dig att effektivisera ditt arbetsflöde
Fråga leverantören hur de jobbar med hantverksföretag och vilka andra inom din bransch som använder deras system.
2. Välj ett system som kan växa med ditt företag
Du vill inte behöva byta system efter några år för att det inte går att anpassa. Skalbarhet är nyckeln – systemet ska kunna hantera både tillväxt och tillfälliga nedgångar i verksamheten.
Kolla om du kan:
- Lägga till eller ta bort användare enkelt
- Anpassa funktioner efter ditt behov
- Undvika dyra, låsta abonnemang
Ett flexibelt system sparar både tid och pengar i längden.
3. Undvik att använda flera olika system – samla allt på ett ställe
Många hantverkare jobbar fortfarande i flera olika system för tidrapportering, fakturering och orderhantering. Det skapar onödig administration och gör det svårare att hålla koll på ekonomin.
Leta efter ett helhetssystem där du kan hantera:
- Orderhantering
- Fakturering och ekonomi
- HR och löner
- Tidrapportering
Att samla allt på ett ställe gör att du slipper dubbelarbete och får bättre kontroll över ditt företag.
4. Mobilanpassat system – sköt allt direkt från mobilen
Som hantverkare är du ofta ute på fältet, och att behöva åka in till kontoret för att sköta administrationen är både tidskrävande och onödigt.
Se till att systemet har en bra mobilapp där du kan:
- Registrera arbetstid
- Hantera material och billager
- Skicka arbetsorder och ansöka om ROT/Grön Teknik
- Attestera fakturor och kolla lönebesked
Ju mer du kan sköta direkt från mobilen, desto mer tid får du till faktiska jobb – och fler jobb betyder mer intäkter.
5. Smarta prislistor – så optimerar du din prissättning
Många hantverkare förlorar pengar på dålig priskontroll. Ditt system ska automatiskt kunna hantera olika prislistor och anpassa dem för olika kundkategorier.
Säkerställ att du kan:
- Få in branschens standardprislistor
- Skapa egna prisnivåer för olika kunder
- Uppdatera priser utan att behöva göra det manuellt
Rätt system hjälper dig att ta betalt på rätt sätt och ökar lönsamheten utan extra jobb.
6. Säkerhet är viktigare än du tror
Ett ordersystem innehåller känsliga uppgifter – kunddata, fakturor och ekonomi. Därför är säkerheten avgörande.
Se till att din leverantör har ISO 27001-certifiering, vilket säkerställer att dina uppgifter är skyddade.
- Krypterad och säker lagring av data
- Backup-funktion så att inget går förlorat
- Skydd mot dataintrång
Digitaliseringen har ökat riskerna för cyberattacker, och ett system med rätt säkerhetsnivå skyddar ditt företag.
Om Jonas Morin
Jonas Morin har mångårig erfarenhet av hantverksbranschen och hur företag kan använda digitala system för att förbättra lönsamhet och effektivitet.
Han har arbetat både praktiskt med hantverk och strategiskt med att optimera systemstöd för företag i branschen.